Електронні рахунки в Німеччині: що потрібно знати підприємцям у 2025–2026 роках
З 1 січня 2025 року в Німеччині діють нові правила щодо електронних рахунків (E-Rechnung) у B2B. Нижче — просте пояснення, терміни, формати та практичні кроки.
Якщо ви ведете бізнес у Німеччині або працюєте з німецькими компаніями, вам важливо підготуватись до переходу на електронні рахунки. З 2025 року електронний рахунок (E-Rechnung) стає базовим стандартом для операцій між підприємствами (B2B) — з перехідними правилами до повного впровадження.
Тут зібрано найважливіше: що таке E-Rechnung, чим він відрізняється від PDF, кого стосується, які терміни діють, та що зробити вже зараз — щоб бізнес працював спокійно, а бухгалтерія не перетворилась на щоденну драму.
Що таке електронний рахунок (E-Rechnung)?
Електронний рахунок — це не просто PDF, надісланий електронною поштою. Це структурований документ у стандартизованому форматі, який бухгалтерські системи можуть автоматично зчитувати та обробляти.
Важливо: різниця між PDF і E-Rechnung
E-Rechnung — це НЕ:
- PDF-рахунок, надісланий на email
- скан паперового рахунку
- фото рахунку з телефону
- Word/Excel-файл
E-Rechnung — це: файл у спеціальному форматі (наприклад, XML або PDF+XML), який можна обробити автоматично без ручного введення.
Які формати використовують у Німеччині?
| Формат | Опис | Кому підходить |
|---|---|---|
| XRechnung | Чистий XML (офіційний німецький стандарт для e-invoicing). | Держустанови, великі компанії, системні процеси |
| ZUGFeRD 2.x | PDF із вбудованим XML (можна відкрити як звичайний PDF, але дані в середині структуровані). | Малий/середній бізнес, фрілансери |
| Factur-X | Франко-німецький підхід, близький до ZUGFeRD. | Міжнародні B2B-процеси |
Більшість таких форматів узгоджуються з європейською логікою стандартів для e-invoicing. Практично це означає: ви можете мати “людський” PDF (ZUGFeRD) і одночасно “машинний” XML усередині.
Кого стосується обов’язок?
Правила стосуються підприємців у Німеччині, які виставляють рахунки іншим підприємствам (B2B). Це включає:
- Фрілансерів (дизайн, IT, консультації, переклади тощо)
- Підприємців (магазини, послуги, агенції)
- Компанії будь-якого розміру (від маленьких до великих)
- Ремісників (будівельні та технічні послуги)
Коли E-Rechnung НЕ є обов’язковим?
- B2C: рахунки приватним особам (як правило, можна залишатися на PDF/папері)
- Малі суми: “дрібні рахунки” (часто згадують до 250 € — залежить від правил “Kleinbetragsrechnung”)
- Окремі спеціальні випадки: квитки, паркування тощо (залежить від ситуації)
- Міжнародні клієнти: операції поза внутрішнім DE-B2B режимом можуть мати інші правила
Для конкретних кейсів (особливо міжнародних) краще звірятись із Steuerberater.
Терміни впровадження: що і коли?
Важливо розділити два обов’язки: вміти приймати E-Rechnung та надсилати E-Rechnung. Перехід іде поетапно.
Обов’язок ПРИЙМАТИ електронні рахунки
Підприємці повинні мати технічну можливість отримувати E-Rechnung від постачальників (у B2B). Згода отримувача на електронний формат більше не є “порогом” у багатьох випадках.
Перехідний період
У багатьох B2B-ситуаціях ще можливі PDF/паперові рахунки, але часто із додатковими умовами (наприклад, узгодження між сторонами). Це період, коли бізнеси перебудовують процеси.
Посилення вимог для частини бізнесів
Для деяких категорій компаній (залежно від обороту/параметрів) починається обов’язок надсилати E-Rechnung у B2B як основний стандарт.
Повний перехід для всіх B2B
E-Rechnung стає стандартом за замовчуванням для B2B в Німеччині — класичні формати відходять у минуле.
Окремо про Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Якщо ви працюєте як малий підприємець за § 19 UStG, у вас можуть бути послаблення щодо виставлення рахунків у певних форматах, але обов’язок приймати електронні рахунки від постачальників у B2B-процесах все одно стає актуальним.
Переваги E-Rechnung для бізнесу
- Швидше: обробка рахунків автоматизується
- Менше помилок: не потрібно вручну вводити цифри
- Економія: менше паперу, друку та поштових витрат
- Легше архівувати: пошук документів простіший
- Системність: краще для контролю фінансів та планування
Архівування: не забудьте про правила зберігання
Документи потрібно зберігати відповідно до вимог німецького законодавства (часто згадують період 10 років). Важливо, щоб рахунки залишались читабельними та незмінними, а система зберігання була надійною.
Що зробити вже зараз: практичний чек-лист
Крок 1: Перевірте своє ПЗ
Подивіться, чи ваша бухгалтерська програма підтримує створення/прийом форматів (XRechnung або ZUGFeRD). Якщо ні — плануйте оновлення або міграцію.
Приклади рішень: DATEV, lexoffice, sevDesk, Billomat, FastBill (перевіряйте актуальну підтримку саме форматів).
Крок 2: Налаштуйте прийом рахунків
Створіть окрему адресу для рахунків (наприклад, rechnung@вашдомен.de) або налаштуйте прийом через систему/портал. Повідомте постачальників, куди надсилати E-Rechnung.
Крок 3: Перевірте реквізити рахунку
Навіть при електронних форматах реквізити рахунку повинні бути коректні. Зазвичай потрібні:
- назва та адреса вашої компанії
- назва та адреса клієнта
- Steuernummer або USt-IdNr. (за наявності)
- дата рахунку
- унікальний номер рахунку
- опис послуг/товарів
- суми, ставки ПДВ (якщо застосовно)
Крок 4: Навчіть людей у процесі
Якщо ви не одні — коротко поясніть команді: як приймати, як перевіряти, як архівувати, що робити, якщо формат не читається.
Крок 5: Протестуйте
Відправте тестові рахунки партнеру або попросіть постачальника надіслати тестовий E-Rechnung. Краще знайти “дрібні збої” зараз, ніж під час дедлайнів.
Порада для спокою
Перехід на E-Rechnung — це не “страшний закон”, а зміна процесу. Якщо ти налаштуєш прийом/архівування й 1–2 шаблони — далі воно працює значно легше, ніж PDF-хаос.
Що буде, якщо ігнорувати вимоги?
- Ризики з ПДВ: некоректний рахунок може створити проблеми для Vorsteuer/доказовості
- Штрафи/наслідки: під час перевірок можуть виникнути фінансові питання
- Конфлікти з контрагентами: компанії можуть відмовлятись від “неправильних” форматів
- Витрати часу: виправлення і переробка рахунків з’їдають ресурси
Часті питання
Чи можна продовжувати надсилати PDF-рахунки?
У перехідний період такі варіанти можуть ще зустрічатись, але загальний напрям — перехід на структуровані E-Rechnung. Для B2B краще планувати E-Rechnung як основний формат, щоб не впертися в відмови партнерів.
Чи стосується це закордонних клієнтів?
Обов’язок, який обговорюють у контексті 2025+, стосується в першу чергу внутрішніх B2B-процесів у Німеччині. Для міжнародних кейсів правила можуть відрізнятися — уточнюйте у Steuerberater.
Де отримати допомогу?
Найкраще: ваш Steuerberater, місцева IHK, або підтримка вашого бухгалтерського ПЗ. У багатьох постачальників є гайди й вебінари.
Висновок
E-Rechnung — це зміна правил гри, але вона робить бізнес-процеси більш структурованими. Якщо підготуватися заздалегідь (прийом, архівування, 1–2 робочі сценарії), то 2025–2028 пройдуть спокійно.
Це також про майбутнє — ваше і ваших дітей
Коли в бізнесі порядок, у сім’ї більше спокою: менше стресу через папери, менше “терміново треба”, більше часу на життя. Цифрові навички й системність — це те, що допомагає будувати стабільність, планувати і показувати дітям приклад: працювати розумно, а не на знос.
Джерела та корисні посилання (Німеччина)
Законодавство
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
https://www.bundesfinanzministerium.de/…/Wachstumschancengesetz/0-Gesetz.html
Офіційні ресурси
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
https://e-rechnung-bund.de/
https://e-rechnung-bund.de/…/e-rechnung-zwischen-unternehmen-b2b/
Технічні стандарти
https://xeinkauf.de/xrechnung/
https://www.ferd-net.de/
Практика (IHK / інформаційні листи)
https://www.frankfurt-main.ihk.de/…/e-rechnungspflicht-ab-2025-…
https://www.ihk.de/…/e-rechnung-b2b-merkblatt-data.pdf
ПЗ / підтримка постачальників
https://www.datev.de/…/e-rechnung…/gesetzliche-regelungen