Терміни зберігання документів у Німеччині 2025–2026
Повний гайд для українських підприємців: що змінилося, скільки зберігати, які документи можна видалити
Чому це важливо для вас?
Якщо ви ведете бізнес у Німеччині, законодавство зобов’язує вас зберігати певні документи протягом встановленого терміну. Це потрібно для:
- Податкових перевірок — фінансові органи можуть запитати документи за останні роки
- Захисту ваших інтересів — якщо виникне спір із клієнтом або постачальником
- Юридичної безпеки — порушення правил зберігання може призвести до штрафів
- Гарантійних випадків — підтвердження умов угоди чи якості товару
Що саме змінилося у 2025 році?
Зміни внесено до двох ключових законодавчих актів:
- § 147 Abgabenordnung (AO) — Податковий кодекс
- § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) — Торговий кодекс
| Тип документа | До 31.12.2024 | З 01.01.2025 |
|---|---|---|
| Бухгалтерські документи (рахунки, виписки, касові чеки) | 10 років | 8 років |
| Баланси, річні звіти, інвентаризація | 10 років | 10 років (без змін) |
| Ділове листування (e-mail, листи) | 6 років | 6 років (без змін) |
Важливо знати
Скорочення до 8 років діє також для документів, створених до 2025 року, якщо їхній 10-річний термін ще не закінчився станом на 31 грудня 2024 року.
Виняток: Для фінансових установ під наглядом BaFin (банки, страхові компанії) нові правила почнуть діяти з 1 січня 2026 року.
Які документи зберігати 8 років?
З 1 січня 2025 року до категорії „8 років“ належать усі бухгалтерські документи (Buchungsbelege):
- Вхідні рахунки (Eingangsrechnungen) — від постачальників, підрядників
- Вихідні рахунки (Ausgangsrechnungen) — виставлені вами клієнтам
- Банківські виписки (Kontoauszüge)
- Касові чеки та звіти (Kassenbelege, Kassenbuch)
- Платіжні підтвердження (Zahlungsbelege)
- Документи про відрядження (Reisekostenbelege)
Які документи зберігати 10 років?
Термін 10 років залишається незмінним для:
- Річні баланси (Jahresabschlüsse)
- Бухгалтерські книги (Handelsbücher)
- Інвентаризаційні списки (Inventare)
- Відкриття бізнесу (Eröffnungsbilanz)
- Документи про структуру підприємства
Які документи зберігати 6 років?
Коротший термін 6 років застосовується до:
- Ділового листування — e-mail, паперові листи, факси
- Зарплатні документи (Lohnkonten)
Коли починається відлік терміну?
Термін зберігання завжди починається з 31 грудня того року, в якому документ був створений або отриманий.
Приклад:
Ви отримали рахунок від постачальника 15 липня 2025 року.
- Початок відліку: 31 грудня 2025
- Кінець терміну (8 років): 31 грудня 2033
Тобто цей документ можна буде знищити тільки після 1 січня 2034 року.
Як правильно зберігати документи?
Німецьке законодавство дозволяє зберігати документи як у паперовому, так і в електронному вигляді. Однак є важливі умови:
Паперові документи:
- Повинні бути доступними протягом усього терміну зберігання
- Захищені від втрати, пошкодження, вологи
- Організовані в логічному порядку (за роками, категоріями)
Електронні документи:
- Мають відповідати стандартам GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern)
- Бути доступними в будь-який момент для перевірки
- Захищені від несанкціонованих змін
- Зберігатися у форматах, які можна відкрити навіть через багато років
Важливо про електронні документи
Якщо ви отримали рахунок чи виписку електронною поштою або у PDF, ви зобов’язані зберігати його саме в цьому форматі. Роздрукувати та зберігати тільки паперову копію — недостатньо.
Що робити підприємцю зараз?
План дій на 2025–2026 роки:
- Переглянути всі документи та розділити їх на категорії: 8 років, 10 років, 6 років
- Перевірити старі архіви — документи, створені до 2016 року, швидше за все, можна видалити (якщо їхній термін минув)
- Оновити систему зберігання — переконатися, що електронні файли відповідають стандартам GoBD
- Створити календар знищення — щороку в січні перевіряти, які документи можна видалити
- Проконсультуватися з податковим консультантом (Steuerberater) — особливо якщо у вас складна структура бізнесу
Чи можна видаляти документи раніше терміну?
Ні. Передчасне знищення документів може призвести до:
- Штрафів від фінансових органів
- Проблем під час податкової перевірки
- Втрати доказів у судових справах
Актуальність на 2025–2026 роки
Вся інформація в цій статті актуальна станом на грудень 2025 року. Наразі не анонсовано жодних додаткових змін до термінів зберігання документів на 2026 рік. Якщо законодавство зміниться, GlowBiz Hub оновить цей матеріал.
Офіційні джерела законодавства
- § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 257 HGB — Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen
- BDO — Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV)
- d.velop — Aufbewahrungsfristen 2025: Das müssen Unternehmen wissen
- Lexware — Aufbewahrungsfristen: Fristen und Pflichten im Überblick
GlowBiz Hub — ваш надійний партнер у веденні бізнесу в Німеччині. Ми пояснюємо складне німецьке законодавство простою українською мовою, щоб ви могли зосередитися на розвитку своєї справи.